Robert Juenemann, conselheiro de administração do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), reforça o atual momento das organizações brasileiras e a importância de um profissional que esteja alinhado com esse cenário. “Cada vez mais as empresas são obrigadas a buscar maior eficiência nas operações por uma questão de competitividade. Fazer mais, com mais qualidade e em um tempo curto. Dentro dessa linha, adotar boas práticas de governança corporativa tem se mostrado o melhor caminho. Entre essas práticas inclui-se a realização de reuniões mais eficazes”, observa Robert.

Com metade do tempo de trabalho dedicado às reuniões, o consultor Leonardo Paolucci sabe perfeitamente a necessidade de um bom planejamento e diretrizes claras de condução do encontro. “Criou-se um vício em reuniões, mas sem determinados elementos elas acabam ficando improdutivas. Entre eles, definir o público é fundamental e essas pessoas devem estar alinhadas com o objetivo da reunião. Esse objetivo também deve estar bem claro. Ter uma pauta e uma liderança para coordenar e conduzir também são fatores importantes”, enumera.

Cecília Meirelles, gerente corporativa da Dasein Executive Search, empresa especializada na contratação de profissionais de média e alta gerência, concorda com os pontos citados por Leonardo e garante que o executivo que consegue colocar esses pontos em prática é bem visto pelo mercado. “É um fator valorizado e reconhecido pela equipe e importante para o crescimento dentro da empresa”, garante.

Júlio César Fonseca, diretor de engenharia da Green Gold Engenharia & Projetos, assume o papel de condutor nas reuniões semanais com as diversas unidades de negócio da empresa e dá o exemplo. “Quando percebo que estão saindo do tema central, chamo todos de volta. Temas técnicos, que devem ser discutidos individualmente com cada área, também ficam para depois. Tudo para que o encontro seja o mais objetivo possível e dure, no máximo, uma hora”, conta.

Saiba mais

Pontos para conduzir  bem uma reunião

Ao marcar uma reunião, é preciso comunicar aos envolvidos com antecedência, para que eles se preparem

Por serem vários os tipos de reuniões, esclarecer de antemão a natureza do encontro é um passo importante no processo de otimização do tempo

O encontro pode ser dirigido por quem tem mais habilidade, e não necessariamente pelo gestor de nível mais alto

Defina um horário de início e término. Isso evita que as pessoas percam o foco ou surjam assuntos paralelos

Registre os pontos mais importantes discutidos na reunião e distribua a síntese aos colaboradores. Isso ajuda a todos a acompanharem as etapas e os prazos

Fonte: Consultores