Júlio César Fonseca assume o papel de condutor nas reuniões semanais

Já parou para pensar em quantas reuniões improdutivas você já esteve envolvido? Já calculou quanto tempo perdeu e o que poderia ter sido feito enquanto se discutia o sexo dos anjos? Se a resposta é não, é melhor começar a colocar todos esses fatores na ponta do lápis, pois o prejuízo pode ser muito maior do que se imagina. Levantamento da Triad Ps, multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, revela que, a cada 100 empregados, uma organização pode desperdiçar cerca de R$ 500 mil por ano com reuniões inúteis, considerando o valor de R$ 50 – que inclui até despesas trabalhistas – pago para cada hora perdida do funcionário.

Os gastos desnecessários vão além, se consideradas práticas corriqueiras. “Somente com atrasos de 14 minutos, com média de quatro pessoas por reunião, calculamos que um cliente chegava a perder R$ 750 mil ao ano”, conta Christian Barbosa, diretor-executivo da Triad Ps e autor do livro Estou em reunião. Somam-se aos custos horas extras que precisam ser pagas para que o funcionário cumpra suas atividades diante do tempo reduzido pelas paralisações.

Georgina Alves Vieira da Silva, consultora e fundadora da AB Consultores, lembra que um executivo interessado em otimizar seu tempo chegava a perder 24 das 40 horas que trabalhava semanalmente reunido com as mais diversas equipes da empresa. “A consequência é que ele tinha que trabalhar fora do horário para dar conta dos compromissos”, explica. Sem contar os dispêndios de deslocamento que podem surgir no caso de mesas-redondas com pessoas de várias partes do país e até do mundo.

Apesar dos reflexos evidentes, poucos são os profissionais que têm consciência dos efeitos negativos da falta de planejamento, foco e objetividade desses encontros e menos ainda aqueles que se propõem a mudar o cenário caótico que se instalou nas organizações. “Alguns começam a se dar conta disso agora, principalmente diante de um momento de crescimento pífio do país, no qual as empresas lutam para cortar custos.”

Se for considerado que dois terços das reuniões não têm resultado efetivo, segundo pesquisa da Triad Ps, este se torna um alvo certeiro na busca pela melhoria da produtividade e competitividade. Cabe aos profissionais reconhecer essa falha e buscar alternativas para reverter essa conduta. “Se as mudanças forem implementadas, em 90 dias já é possível visualizar os resultados”, garante Christian. “Em um de nossos clientes chegamos a uma economia de R$ 7 milhões ao ano”. As reuniões foram reduzidas em 27% e o tempo  médio dos encontros em 31%. Ainda foram trocadas reuniões com viagens e deslocamentos por formas de colaboração on-line. ”